《时间的海洋》分享(E)第13天：摆脱信息泛滥的困扰

善于利用时间的人，永远找得到充裕的时间。——歌德

　　研究表明：办公桌整洁的人在事业上比办公桌杂乱的人更成功。办公桌整洁的人往往是指办公桌上几乎空无一物，或是只能在上面找到当前所需文件的人。办公桌摆满各类物品的人经常挂在嘴边的一句话是：假期我要去海边，因为我的办公桌上一整年都有一座大山。

　　在阐述具体的秩序规则之前，我们先从下面这个例子中了解一下在过去的几年里资讯的爆炸式膨胀：

　　1985年的库尔特

　　库尔特坐在书桌旁思索着该如何写他的期末报告。他决定去当地的图书馆找一下相关资料。到那后他立刻就去查找自己所需的文献资料。他找到了23本德文和英文书以及36篇对他的期末报告来说非常重要的专业文章。

　　2005年的库尔特

　　库尔特——显然是个努力学习的学生——要写他的期末报告，但是外面阳光这么好，可不能浪费好天气啊，于是他决定干脆拿着笔记本到公园里的绿地上去准备期末报告。来到公园后，他把无线上网卡插入笔记本电脑的插口后就实现了无线上网。他把这次论文的题目输入到搜索引擎Google后，还不到半秒钟就找到了10600个搜索结果。他大为惊讶，他回忆起1985年时自己好不容易才找到了23本书。他现在发愁该如何从大量的资讯中挖掘出有用的资讯。

　　这则故事很鲜明地折射出时代的变迁。一切都变得越来越快，然而一切也变得越来越复杂了。

　　因此请你现在就开始对复杂的资讯系统进行简化，请遵循下列原则进行：

1.向办公桌发出“整理整顿”的行动信号。

　　不论你在办公桌有多么杂乱，对你来说都是完全一样的。有一种最多两到三个小时就能搞定的解决办法。对档资料整理分类的方法很简单大体有三种情况：

　　1）销毁档（格言是：小办公桌，大纸篓）

　　如果你还不确定，那就干脆把档扔进纸篓里。我们当然知道没准你今天扔掉的刚好就是你明天急需的。人们称它为墨菲定律（Murphy’s Law）（“会出错的，终将会出错”，Anything that can go wrong will go wrong）。尽管如此你的决定还是正确的！通常情况下重新准备或整理一些资料是很容易的。请想想看，你在一天中扔了多少你其实永远也不会再需要的档资料。

　　2）把需要的档资料（比如帐单、合同、食谱等）保留下来。

　　然后按照类别放入不同的档案袋中。它们将来可能会派上用场（贴上黄色便条纸）。

　　3）把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央。

　　这需要花点力气。但这通常只占上述档的一小部分。这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你要把所有精神都集中在这件事上，不能让其他工作影响你。

　　这又会是一种什么样的感觉呀，潜在的定时炸弹被撤除了。什么也不会再失去控制爆炸或把你“活埋”了。现在一切都在你的控制之中。

2.使办公桌得到最优化的利用。

　　1）整理办公桌和抽屉。

　　一项工作做完后，一定要把与这项工作有关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们随便摊放在办公桌上。只有当办公桌又回到原来的状态时，才能认为做完了一项工作。

　　2）  让办公桌井然有序。

　　每当工作完成后，在办公桌上应该只有键盘、显示器和办公档。要摆放好办公桌上的东西，将最常用的物品放在不必起身就可能伸手拿到的地方。将一个月只用一次或者一次也用不上的物品放在够不到的地方。这样你的办公桌上井井有条，办公环境也井然有序。在此拟订一份物品清单是非常有帮助的。

　　3）现在使办公桌更井然有序。

　　请考虑一下怎样才能使办公桌变得更加整洁。是不是应该把印表机放在另外一个工作室里？

　　办公桌上应尽可能地少放东西，桌上放的办公用品如回形针、图钉应以够用为度，你的生活也会因此变得更简单。如果你现在打开抽屉把所有没用了的或用坏了的东西都拿出来的话，那你很可能会收集一大堆。请你问一下自己是不是真的需要这么多的圆珠笔还是只要一支就够了呢？你可能在桌上、抽屉里放了一堆铅笔、原子笔、萤光笔……留下几支你常用的，办公桌看起来会清爽一点！

3.实现井然有序的办公环境的辅助工具。

　　1） 带文件夹的舒适型文件盒。

　　大型办公生产商为消费者提供了一种带有31个日用纸档夹和12个月用文件夹的文件管理塑胶盒。这种文件盒更方便文件管理，非常适合放在办法桌上。它可以保管各类档资料，无论是会议邀请函、门票、会议记录、地图还是财务单据、增值税发票等。在一天的工作开始时你可取出相应的档夹，你在这一天所需要的一切在你的手边。再也不用去堆积如山的档堆里翻个底朝天了。

　　2）使用透明档夹来保持井然有序的办公环境。

　　这种档夹便于翻阅。档夹内装有10个、20个或40个透明内页袋，封面上有一个标签视窗。借助这种多用途档夹你就可以存放各类零散资料，如电话簿、孩子的假期计划等。

　　更大的好处是：使用这种档夹可以使你的各类计划变得井井有条。例如周年活动的各项筹备工作、休假计划或是其他你计划要完成的任务。邀请信、酒店预定单、票证等，这一切都有它自己的存放位置，你只要一伸手就可以找到你所需的资料。

　　3）使用搜索工具来查找电脑上的文档。

　　绝大多数的电脑用户每天都会花费不少的时间寻找自己电脑里面的文档。想要准确、快速的找到电脑里面的文档，Windows自带的搜索工具肯定是没有办法满足的。在这种情况下请你试着使用免费的搜索工具来搜索电脑上存储的文档内容。软体提供商提供的这类软件可以在互联网上免费下载，如Google Desktop Search、Wilbur、X-friend或Copernic Desktop Search。这些搜索工具可以帮助用户快速找到自己电脑里面的文档、图像、音频、视频、地址、Emails、Music等。使用桌面搜索工具搜索自己电脑里面的文档，就像使用网上的搜索引擎一样方便、快捷。

　　4.E-mails

　　如果你每天只收到两、三封电子邮件的话，那你可以放心地略过本小节。可是如果你的收件箱里每天要收到50封电子邮件的话，那你就非常有必要采取行动了。毕竟电子邮件不应该成为导致压力上升的因素。市场研究与谘询公司RoperASW对600名职员进行的调查显示，有68%的员工每天要花将近一个小时的时间处理电子邮件。有关专家称，用户今天收到的电子报只占未来5年里收到的电子报总数的5%。

　　在此我们向你介绍几个小技巧：

　　1）每天查收一次电子邮件。

　　请你每天只检查一次电子邮箱，这样你也不必总是受到新邮件的干扰。重要的邮件就马上回复，注意内容要简明扼要，同时应使用“自动签名”发送邮件。打开“邮件设置/签名”，你可以设置、检查或修改发邮件时的签名。签名档内容可以设置你的姓名、发件日期、问候语等，使你能够更有效地使用电子邮件和节省时间。

　　2）不重要的邮件马上删除。

　　你最好的朋友是垃圾桶。你可以把从寄件人和主题上看上去不太重要的所有邮件都删除到垃圾桶里。你也可以根据特定的范围新建邮件夹：学校、协会、广告等。

　　3）启动邮件筛选程序。

　　这个系统将自动按照你的设置，对邮件进行过滤，并接收到指定的邮件夹中。例如可以把邮件接收到电子报、帐单、学校、公司等邮件夹中。这样做的好处是可以分类处理邮件。

　　4）开启垃圾邮件筛选程序。

　　决不能在互联网上公布你的官方邮件地址。而是应该再申请一个免费的电子邮箱（重要的是要有垃圾邮件筛选程序！）每三天就检查一次是否收到了重要的邮件。

5.还没看的期刊杂志。

　　当办公桌上有一本杂志时，你不应犯错，也就是说你不应该翻阅它。不然的话你就会在这一时刻迷失自己，因为你总是能在上面碰到一些新鲜有趣的事情，时光无情地流逝了。你时间的海洋也慢慢地褪色、干涸。

　　到底该怎样做呢？非常简单：把没有看的杂志堆在一起，然后再一本一本地看。在翻阅这一堆杂志时应只看目录，碰到你感兴趣的地方时再把文章从杂志上剪下来。如果你手上的杂志没有值得剪下来的文章的话，就请不要再订阅这种杂志了。这样你对期刊的选择也在不断得到优化。

　　如果你想有计划、有条理地阅读一些杂志的话，也可以做一下这件事：去火车站附近的书店，趁着等列车的时候在10分钟内购买10种杂志。这些杂志应是你从未买过的，但却在你的兴趣范围之内。很快你就会发现哪些杂志值得订阅哪些不值得。

　　在此还要为你介绍一个能避免杂志堆得大高的小技巧：在书架或书柜上确定一个高度（可以是你办公桌的桌边），然后做一个（看不见的）标记。如果收藏的杂志达到了这个高度，那就从这堆杂志的最下面拿出20或30厘米厚的杂志先看。如果你连看杂志目录的时间都没有的话，那你可以干脆将杂志丢掉。反正你将来也不太可能再有时间去读它们。通常应把剪下来的文章按主题放进档夹（例如报告主题、健康、食谱）。或者也可以把它们借给感兴趣的朋友或同事看。通过分门别类、汇编成册、分析研究不仅让你增长了知识，活跃了思维，也给你带来了一份乐趣、请你在这片天地里畅游、呼吸新鲜空气吧。

6.通过速读来节省时间。

　　不久前一个好朋友告诉我说他一个晚上通读了两本书。我非常惊讶。“速读”又叫“快速阅读”，是一种“眼睛直映”式是阅读方法：“它是将书面的文字资讯对眼睛产生光学刺激之后所产生的整体文字图像，直接传送到右脑以图像的形式记忆住，之后再由大脑将文字图像解析出来”的阅读方法。速读的方法省略了语言中枢和听觉中枢这两个可有可无的中间环节，即文字信号直接映入大脑记忆中枢进行理解和记忆。一般人的阅读速度平均为200-500字/分钟，而掌握“速读”技巧的人能达到2000~5000字/分钟的速度，熟练者则可达到10000字/分钟。

　　研究显示：人的大脑分为左右两个部分，各自分管并处理不同的资讯内容。其中，右脑主要是对图形和图像进行记忆和加工，而左脑则主要是处理诸如逻辑、数位、文字等非形象化的资讯。科学研究证明：人类进行传统阅读时候，主要使用左脑的功能；而在采用“速读”方式阅读时候，则充分调动了左右脑的功能作用，发挥左右脑各自的优势共同进行文字资讯的形象辨识、意义记忆和理解，所以“速读”又被称为“全脑速读”。

　　人们普遍认为，细嚼慢咽的精读，是理解记忆最好的阅读方式。这一方面是人们早已形成的一种阅读习惯，有它合理的存在依据；另一方面又是一种思维的误解，是人们把理解与记忆相混淆的结果。虽然精读利于理解，但却是最不利于记忆的。其原因就是精读的节奏过于缓慢，和大脑处理资讯的节奏差距太大，两者不协调，不匹配。而快速阅读则相反，一方面，它是利用人脑对图像的超强记忆能力来整体记忆摄入的文字；另一方面，它运用经训练后所具备的优良超宽视觉能力，大量和快速地摄取文字资讯，使得它提供资讯的速度和大脑处理资讯的节奏更接近，更容易协调和匹配，能够在很短的时间处理大量的文字材料。

　　经过严格、科学和系统化训练的快速阅读，其理解记忆水准并不比传统阅读的理解记忆逊色。一个技巧熟练的快速阅读者，在速读时的理解记忆效果也是相当好的。所以速读是一种充分运用视觉感官的阅读，是一种更符合人们思维特征的快速高效的最有利于记忆的阅读方法。

　　以下几点提示将有助于你成为“一目多行”甚至是“一目十行”的速读高手：

　　1）集中注意力。

　　快速阅读不只是求速度，还要求达到理解的程度。如果注意力不集中就很难保证在极短的时间内能够对内容理解，更谈不上对内容的记忆和掌握。因此，阅读的速度越快，就越需要你的注意力保持高度集中。这对于保证快速阅读的效率来说是非常重要的。请你不要为了舒服而把脚踩在桌腿边，而是应把脚放在地上。请在手中拿一支铅笔并且尽可能快地进行整体阅读。请不断催促自己“再快点、再快点……”有脚打拍子也是有帮助的。这样做可以防止阅读速度下降。

　　2）坐具。

　　速读时请不要坐在太软的椅子上，不然的话你很容易就会感到困倦。

　　3） 眼球固定时眼睛感知的信息量。

　　人类能够快速阅读首先基于人自身的生理基础具备速读的各种条件，即人的视觉器官具有快速阅读的能力。人的眼睛，是一个生物工程的奇迹。在每一只眼睛背部，有一块指甲盖大小的地方，它包含着15000万个独立的光感受器，这些光感受器每秒钟可以处理亿万个光子。实验结果表明，在0.1秒时间内，成人一般能够感知6-8个黑色圆点或4-6个彼此毫无关联外文字母，也就是说，一分钟就可以看到4200个点。如果我们把一个字看作一个点的话，那么、一分钟就可以看到4200个字。这也是一般未经过系统速读训练者完全可以具备的能力。只要有意识地进行正确的训练，都是可以快速阅读的。人在阅读时眼睛只能处于两种状态，即固定状态和移动状态，阅读速度快和阅读速度慢的区别，主要在于眼球固定时眼睛感知的。

7. 项目结束时的庆祝会。

　　只有当不仅完成了任务，而且也恢复到原来的秩序状态时，才能认为任务结束了。专案结束时总是要举行一次庆祝会，也就是说，这里可以把一切不再需要的资料、档等都无情地销毁。在比较理想的情况下可以把10%-20%的资料保留下来。此外，一些检查清单、重要来信以及你成功启动一个新的专案所需的资料等也应保存下来。

　　这7项原则向你表明了创造井然有序的工作环境是一件要求很高的事。

工作坊：使我的办公桌得到最优化的利用

　　在上一节中我们已经向你介绍了两个可以为你的办公桌开辟出一片“时间的海洋”的重要原则。办公桌经常是一个大的时间杀手。据统计，办公桌面杂乱或资料乱放，会让人平均每年浪费掉6周的时间。要维持生产力，必须养成物归原处的习惯，并且把搜集到的资料整理归档，别让文件泛滥，减少找寻文具或资料的时间。因此我们建议你现在就运用原则一彻底清除一下办公桌上的废旧物品。

　　但是也许第一项原则对你并不太适用，因为你的办公桌已经收拾得干干净净了。恭喜你！那第二项原则也许会为你提供很大的帮助，此外，通过其运用还可以让你的办公用品（回形针、圆珠笔等）的布置、摆放更加合理。

　　整洁的办公桌有利于调动你的工作积极性，激发你的工作热情，使你的工作变得得心应手。

实战练习

　　在这7项原则中哪些原则对于我来说是最需要采用的？从哪些原则中可以得到最大的收益？