《时间的海洋》分享(E)第9天：为什么仅仅有效率是不够的

在迈出第一步时最重要的不是步幅，而是方向！——作者不详

　　要想不成为时间的奴隶，我们就要把重要的事放在第一位。至于紧急的事，则要根据具体情况决定。首先，需要界定好自己的工作范围——很多人整天忙得团团转，实际上处理的不是自己的工作而是别人的工作，因为无原则地接受工作，所以每个人都认为可以将工作交给他做；其次，要尽量将紧急的事情中能够委托他人完成的交给别人完成；最后，当你不得不处理时，也要尽量提高效率，能够同时处理的尽量同时处理。在上一节中我们谈到了个人目标和应该怎样表达（是可衡量的和可行的）。现在让我们分析一下如何让你的个人目标协助你进行每天的计划。

　　十分重要的是：有成就的人会花很多的时间做重要的事。而不太成功的人会花很多的时间做紧急的事。你也许会自问：重要的事和紧急的事的区别到底在哪儿？

　　重要的事：使你越来越接近你所要达成的个人目标的事。

　　紧急的事：需要你集中注意力的一切事。

　　艾森豪威尔原则是最重要的时间管理工具之一。首先以重要/不重要和紧急/不紧急来区分工作的优先与否。以此来划分有四种不同的工作类型。为了你的个人计划而把待处理的任务进行分析和归类是非常有意义的。这样你就能根据事情的轻重缓急来决定事情的处理顺序。

　　从下列故事中你就可以看出在重视第二象限“重要但不急的事”的人的身上会发生什么事。

追随梦想

　　我有个朋友叫蒙提·罗伯兹，他在圣雅西卓（San Ysidro）有个牧马场。我常借用他宽敞的住宅举办筹款活动，以便为帮助青少年的项目筹集资金。

　　上次活动时，他在致辞中提到：“我让杰克借用住宅是有原因的。这个故事跟一个小男孩有关，他是父亲是位驯马师，他从小就必须跟着父亲东奔西跑，男孩的求学并不顺利。初中时，有一次老师叫全班同学写一篇作文，题目是“长大后的志愿”。

　　“那晚他洋洋洒洒写了7张纸，描述他的伟大志愿，那就是想拥有一个属于他自己的牧场，甚至还很仔细地画了一张200英亩农场的设计图，上面标有马厩、跑道等位置，然后在这一大片农场中央，还要建造一栋占地4000平方英尺的巨宅。

　　他花了很大的心血才把作文完成，第二天交给了老师。两天后他拿回了作文，第一页上打了一个又红又大的F，旁边还写了一行字：‘下课后来见我。’

　　大惑不解的他下课后带着作文去找老师：‘老师，你为什么给我不及格？’

　　老师回答道：‘对于像你这样的年轻人来说，这是一个不现实地梦想。你没钱，没家庭背景，什么都没有。盖个农场可是个花钱的大工程：你要花钱买地，买纯种马匹，照顾它们。你根本就不可能实现它。’他接着又说：‘如果你肯重写一个比较靠谱的志愿，我会重打你的分数。’

　　这个男孩回家后反复思量了好几次，然后征询父亲的意见。父亲只是告诉他：‘儿子，你必须自己拿主意。但是我相信，这对你来说是一个非常重要的决定。’

　　再三考虑了好几天后，他决定原稿交回，一个字都不改。他告诉老师说：‘即使拿个大红字，我也不愿放弃梦想。’”

　　蒙提此时向众人表示：“我之所以提起这个故事，是因为各位现在就坐在位于200英亩农场内，占地4000平方英尺的豪华住宅里。那份初中时写的作文我至今还留着。”他顿了一下又说：“有意思的是，两年前的夏天，那位老师带了30个学生来我的农场露营一星期。离开之前，他对我说：‘蒙提，说来有些惭愧。你读初中时，我曾泼过你冷水。这些年来，我也对不少学生说过相同的话，偷走了许多孩子的梦想。幸亏你有这个毅力能始终坚持自己的梦想。’不论做什么事，相信你自己，别让别人的一句话将你击倒。”

　　　　　　——摘自《心灵鸡汤——重燃心火》[作者杰克·坎菲尔（Jack Canfield）、马克·汉森（Mark V.Hansen），2001年出版于慕尼黑]

　　下面这个小测试帮助你区分紧急的事和重要的事。

　　工作坊：什么是重要的事？什么是紧急的事？

　　请将任务归类到下列矩阵的四个象限中，并确定这些任务到底是重要的还是紧急的，或者既是重要的又是紧急的。

1. 在我的办公桌上有一封等待我去处理的客户投诉信。这件事是重要的/紧急的。
2. 最新的报价单今天已到达我的信箱。立刻去读这些报价单是重要的/紧急的。
3. 我想去拜访一个亲戚，这是一件重要的/紧急的事。
4. 虽然我在一个小时前才查看了我的电邮，但是我刚刚看到收件箱里又有新邮件。现在就看这些新到的邮件是一件重要的/紧急的事。
5. 更新和修改我的个人主页是一件重要的/紧急的事。
6. 牙疼时去看牙医是一件重要的/紧急的事。
7. 去电影院里看最新上映的故事片是一件重要的/紧急的事。

　　答案：

1. 重要且紧急。只要牵扯到客户，那这件事就是重要的，因为大树繁茂源于根本，客户是企业的命脉，是你的企业赖以生存与发展的根本。而当客户有投诉和抱怨时，事情就是紧急的了。
2. 不紧急也不重要。（广告内容并不能真正给你带来很大的帮助。）
3. 重要。必须使友谊和良好的人际关系得以维持，但早一天晚一天并无太大区别。
4. 不紧急也不重要。通常情况下，一天查看一次电邮是完全够用的。
5. 重要。偶尔对个人主页进行更新和修改是很重要的，然而这并不是一件紧急的事。
6. 重要且紧急。牙疼的人是无法为了自己的目标而努力奋斗的——就这点来说它是重要的。不言而喻，这件事也是紧急的。
7. 不紧急也不重要。如果你不是导演或电影编导的话，那么最新上映的故事片不会对你的发展起到太大的促进作用，因此它是既不重要的也不紧急的。

　　我今天将着手完成下列5种活动（例如买饮料，准备考试等等）：

　　a.____________________________________________
　　b. ____________________________________________
　　c. ____________________________________________
　　d.____________________________________________
　　e. ____________________________________________

　　请你把这些活动记入上述矩阵中。

　　关键的问题是：你在这四个象限中分别都花了多少时间？

　　第I象限：______%

　　第II象限：______%

　　第III象限：______%

　　第IV象限：______%

　　你估计：在哪些象限中花掉的时间会使你的人生取得成功？这里并没有对或错。但是：如果你在第2象限中花的时间少于10%的话，那么你也许就已掉进了“嗜急成瘾”的陷阱。你在第2象限上停留的时间越长，那么你就越能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。

　　在进行时间管理时应遵循的一个原则是：计划时间的延长意味着实施时间的缩短。

　　有格言道：“预见隐患犹如防患一半。”先对要做的事情进行构思，这样一切后续事情都会变得更容易。

　　可能你早就意识到第2象限是多么的重要。尽管如此你还是在第2象限上花很少的时间，这可能和下列借口有关：

　　我本来想有所改变，但我做不到，因为：

• 我想尝试各种不同的可能。
  （第二象限的事情常与生活品质有关，例如长期的规划、健康、人际关系的建立和让自己稳定下来等等。）
• 反正也无法改变什么。
  （第二象限的事情主要与做好事先的规划、准备和预防措施有关。）
•  我刚经历了充满压力的非常时期，我想花时间搞清楚问题所在。
  （啊哈！显然是没时间去做第二象限的事了。）
• 在这方面我的年纪太大了，觉得有点力不从心了。
  （非得仔细计划和考虑一下退休问题不行。）
• 对我来说这可是一件非常费力的事。
  （是的，它的确是很费力，但是磨刀不误砍柴工，只要做完了它，事情会变得非常容易和简单。）
• 知道下一步该怎么走和接下去会发生什么让人觉得很无聊。
  （生活的脚步越来越快，总是会发生一些新鲜的、激动人心的事情。）
• 如果我把大量的时间和精力都投入到某一个目标中去的话，那我会错过许多其他难得的吸引人的机会。
  （你之所以把大量的时间和精力都投入到这个目标中去，是因为它是最激动人心的，也是最吸引人的。）

　　请你现在就考虑一下：你在前些日子里都找了哪些借口？
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　　实战练习

　　让我们再回到将你的个人活动归入其中的四象限图。对第一象限你可能改变不了什么。你可以通过完成那些被归入到这一象限里的活动来挣钱，例如应付难缠的客户、按时完成工作、处理危机、完成有期限压力的工作等。

　　你应扩大第二象限的范围。只要多花点时间在第二象限，就能彻底改变你的生活。

　　你应该密切注意第三象限和第四象限。你必须缩短在这两个象限上所花的时间，以花更多的时间去处理第二象限的事情。没有人会说你不应该看报或收看毫无价值的电视节目。尽管如此还是有一个不得不面对的问题：真的可以对减少传媒和视觉媒介的消费寄予期望吗？只要你每天在这两个象限上少花半小时，并把这部分时间用在第二象限上（如进行长斯的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出处理的问题的建议等等），你的生活就一定能朝着正确的方向不断前进。你也不必再忙于收拾残局和处理危机，而是可以完全掌控自己的生活。此外，你还会得到宝贵的经验：很少有重要的事情是紧急的，也很少有紧急的事情是重要的。

　　我将减少或停止进行第三象和第四象限的下列活动：
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　　我将花更多时间去进行或重新接受第二象限的下列活动：
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